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Comment adapter votre newsletter au RGPD ?

Une newsletter conforme au RGPD14/05/2018 | Rédigé par Marjolaine Lavandier

Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) entrera en vigueur le 25 mai 2018, en France et dans tous les pays de l’Union Européenne. [Lire également notre article « Protection des données personnelles : êtes-vous en conformité ? »]
 
Il impacte la façon dont vous allez collecter des données personnelles, les conserver et les utiliser. Vos newsletters sont donc directement concernées. Qu’implique ce nouveau règlement ?
 
Les lettres d’information sont un moyen essentiel pour les entreprises d’entretenir des contacts réguliers avec leurs clients et leurs prospects. Elle est source de fidélisation et potentiellement de nouvelles ventes. Comment les mettre en conformité avec le RGPD ?
 

Etape 1 : recueillir le consentement

Le règlement impose que la demande de consentement soit faite en toute transparence.
- La formulation doit donc être facile à comprendre, pour que la personne fasse un choix libre et éclairé.
- Le nom de votre entreprise devra figurer dans la demande, et votre prestataire le cas échéant.
- Vous devez préciser la finalité des données collectées.
- Les cases pré-cochées sont contraires au RGPD, tout comme les consentements par défaut. La personne doit avoir une démarche active.
- Favorisez un contact en double opt’in : la personne s’inscrit à votre newsletter par exemple sur votre site internet ; renforcez cette demande en lui envoyant par mail un lien de confirmation à cliquer. Par cette double action, la personne s’abonne effectivement.
- Vous ne pouvez pas imposer un consentement en échange d’un service.
- Si les enfants sont votre cible, vous devez au préalable vérifier leur âge, une autorisation parentale est obligatoire avant 16 ans. 

 
Cas particulier :
Si vous recevez une demande d’inscription à votre newsletter via un formulaire papier, envoyez à la personne un mail de confirmation à cliquer pour valider l’abonnement.
 

Exemple de demande de consentement :
En soumettant ce formulaire [ex : nom, entreprise, e-mail], j’accepte que [nom de votre société] collecte et utilise mes données pour m’envoyer :
£sa newsletter
£ses offres commerciales
Je pourrai me désabonner à tout moment et simplement.
Consultez la politique de protection de données [lien vers votre politique].


Etape 2 : enregistrer le consentement


Vous devez conserver un enregistrement du consentement de la façon dont vous avez l’avez obtenu : papier, mail, formulaire internet, ….
Contenu à stocker :
- Les données de la personne,
- La date d’obtention des données,
- Le but précis de ce consentement,
- L’e-mail de confirmation est vivement conseillé.


Etape 3 : gérer le consentement

 
Vous devez inclure la possibilité d’un désabonnement visible dans chaque email marketing. Votre abonné doit pouvoir se désinscrire simplement : soit en cliquant sur un lien, soit en écrivant à une adresse mail désignée.
 
Les demandes de désinscription doivent être traitées dans les meilleurs délais, un mois est un maximum.

Le règlement prévoit également un principe de renouvellement de consentement. Recommandé de le faire tous les 6 mois, ce renouvellement peut se faire tous les ans. Il s’agit de faire valider à votre contact qu’il souhaite effectivement maintenir son abonnement à votre newsletter.


N’oubliez pas :


Le RGPD ne s’applique pas seulement aux données collectées après le 25 mai 2018, mais également aux données collectées avant. Si vous possédez déjà des listes de contacts à qui vous envoyez vos newsletters, il est indispensable que vous ayez la preuve de leur consentement pour continuer à leur adresser vos campagnes marketing. Dans le cas contraire, vous devrez obtenir ce consentement.

Vous ne pouvez pas systématiser l’envoi d’une newsletter à vos clients sans leur consentement. Ils sont peut-être vos clients mais cela n’implique pas de fait qu’ils acceptent de recevoir vos informations.

 
Envie de partager votre expérience sur la mise en œuvre de ce nouveau règlement ? Laissez-nous vos commentaires !

Les Clés de la Gestion vous accompagne dans le mise en oeuvre du RGPD au sein de votre entreprise. Prochaine session de formation en juin 2018, demandez le programme et un devis : contact@lesclesdelagestion.fr



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